Reglement raad van toezicht

Dit reglement beschrijft de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht.

Positionering Raad van Toezicht in de organisatie

Artikel 1

De statuten van Stichting Kinderopvang Hoorn voorzien in de Raad van Toezichtstructuur. Stichting Kinderopvang Hoorn wordt bestuurd door een Bestuur, onder toezicht van de Raad van Toezicht.

De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op de realisatie van de doelstellingen van de organisatie, het beleid van het Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. De Raad van Toezicht staat het Bestuur met gevraagd en ongevraagd advies terzijde.

 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Raad van Toezicht

 Artikel 2

  1. De Raad van Toezicht toetst of het Bestuur bij zijn beleidsvorming en de uitvoering van zijn bestuurstaken oog houdt op het belang van de organisatie in relatie tot de maatschappelijke functie van de organisatie en een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de belangen van allen die bij de organisatie betrokken zijn.
  2. De Raad van Toezicht rekent de volgende taken en bevoegdheden in ieder geval tot zijn verantwoordelijkheid:
  • het zorgdragen voor een goed functionerend Bestuur en intern toezicht (door benoeming, beoordeling en ontslag van de leden van het Bestuur);
  • het functioneren als adviseur en klankbord voor het Bestuur;
  • het houden van integraal toezicht op het beleid van het Bestuur en de algemene gang van zaken in de organisatie;
  • het geven van een zwaarwegend advies aan het Bestuur in gevallen waarin deze niet tot een eensluidend oordeel kan komen;
  • het vaststellen van de taakverdeling binnen het Bestuur.
  • het goedkeuren van een door het Bestuur voorgenomen besluit die op grond van de statuten voorafgaande instemming van de Raad van Toezicht behoeven.
  1. De Raad van Toezicht ziet er in het bijzonder op toe dat de uitvoering van het beleid van het Bestuur strookt met de vastgestelde en goedgekeurde strategische beleidsplannen en beleidsuitgangspunten. De Raad van Toezicht en het Bestuur maken daarbij afspraken over de ijkpunten die door de Raad van Toezicht worden gehanteerd.

 

 Ontslag bestuurder

 

Artikel 3

  1. De Raad van Toezicht kan een bestuurder ontslaan wegens:
  • verwaarlozing van zijn taak;
  • andere gewichtige redenen;
  • ingrijpende wijzigingen van de omstandigheden op grond waarvan zijn handhaving als bestuurder redelijkerwijs niet van de stichting kan worden verlangd.
  1. Indien de Raad van Toezicht overweegt een bestuurder te ontslaan kan deze de bestuurder schorsen voor een termijn van een maand, welke termijn eenmaal verlengd kan worden met nog eens een maand.
  2. Een besluit tot ontslag kan slechts worden genomen in een daartoe bijeengeroepen vergadering van de Raad van Toezicht.
  3. Voor een besluit tot ontslag is een drie/vierde meerderheid vereist van alle in functie zijnde leden van de Raad van Toezicht.
  4. Een besluit tot ontslag wordt niet genomen dan nadat de bestuurder over wiens ontslag wordt besloten vooraf de gelegenheid is geboden om te worden gehoord.

 

Accountant

 

Artikel 4

  1. De Raad van Toezicht benoemt en ontslaat de accountant.
  2. De accountant brengt bij de vaststelling van de jaarrekening desgewenst een management letter uit, op basis waarvan de Raad van Toezicht mede het functioneren van het Bestuur beoordeelt.

 

Informatievoorziening

 

Artikel 5

  1. Het Bestuur verschaft de Raad van Toezicht alle inlichtingen en gegevens welke voor het functioneren van de Raad van Toezicht van belang zijn en is gehouden de Raad van Toezicht alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. In de regel geschiedt dit als voorbereiding van, dan wel tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Indien daarvoor aanleiding is voorziet het Bestuur de Raad van Toezicht tussentijds van relevante informatie.
  2. De Raad van Toezicht beschikt in ieder geval over de volgende documentatie in Dropbox of middels een link met inlogcode in het kwaliteitssysteem:
  • statuten;
  • reglement van de Raad van Toezicht;
  • bestuursreglement;
  • strategische beleidsplannen;
  • het kwaliteitshandboek;
  • organogram;
  • besluitenlijsten van het Bestuur;
  • samenwerkingsovereenkomsten op strategisch niveau met derden-organisaties;
  • notulen van de overlegvergaderingen tussen het Bestuur en de ondernemingsraad en de ouderraad;
  • documentatie over politieke ontwikkelingen en (mogelijke) wijzigingen in wet- en regelgeving die van invloed zijn op de financiering en de inhoud van het dienstverleningsaanbod van de organisatie.
  1. De Raad van Toezicht beschikt in ieder geval over de volgende sturingsinformatie:
  • begroting;
  • jaarrekening
  • kwartaalrapportages over de uitputting van de begroting in relatie tot de realisering van met financiers gemaakte prestatieafspraken.
  • de resultaten van periodieke metingen van klanttevredenheid en medewerkertevredenheid;
  • meldingen vanuit het Bestuur over conflicten/verschil van inzicht met de ondernemingsraad of de ouderraad;
  • alle overige informatie waarvan de Raad van Toezicht van mening is dat het wenselijk dan wel noodzakelijk is dat ze daarover beschikt om haar werkzaamheden naar behoren te kunnen vervullen.
  1. Binnen 8 weken na het verstrijken van een kwartaal ontvangt de Raad van Toezicht het exploitatie-overzicht over dit kwartaal en de voorgaande kwartalen van het begrotingsjaar, voorzien van een kwalitatieve en kwantitatieve risicoanalyse zowel wat betreft baten als lasten.
  2. De Raad van Toezicht ontvangt uiterlijk in de maand juni de jaarrekening over het voorgaande boekjaar, voorzien van een op de jaarrekening betrekking hebbend rapport met desgewenst een management letter van de accountant.
  3. De Raad van Toezicht ontvangt uiterlijk in de maand september de begroting voor het volgende boekjaar.
  4. Indien de organisatie op enigerlei wijze in de publiciteit komt en deze publiciteit de strategische positie van de organisatie kan beïnvloeden, stelt het Bestuur de Raad van Toezicht daarvan zo mogelijk tevoren van in kennis. Publicaties doet het Bestuur direct in kopie aan de Raad van Toezicht toekomen.
  5. Ieder lid van de Raad van Toezicht beschouwt alle informatie en documentatie die in het kader van zijn toezichthoudende functie krijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk is te beschouwen als strikt vertrouwelijk en maakt deze niet buiten de Raad van Toezicht openbaar, ook niet na zijn aftreden.

 

 Profielschets Raad van Toezicht

 

Artikel 6

  1. De Raad van Toezicht maakt een profielschets van de Raad van Toezicht en gaat bij het ontstaan van een vacature na of de profielschets nog voldoet. De Raad van Toezicht gaat daarbij ook te rade bij het Bestuur, ondernemingsraad en ouderraad. Zo nodig stelt de Raad van Toezicht de profielschets bij.
  2. De profielschets is openbaar en opvraagbaar.
  3. Het profiel voor de Raad van Toezicht dient er toe te leiden dat de Raad van Toezicht zodanig is samengesteld dat:
  • er voldoende affiniteit met de doelstelling van de organisatie aanwezig is;
  • een brede maatschappelijke en/of lokale binding en een functioneel netwerk wordt bereikt;
  • een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines aanwezig is, waarbij met name gedacht wordt aan (zorg)inhoudelijke, financieel-economische, personele en juridische achtergronden;
  • de leden van de Raad van Toezicht ten opzichte van elkaar en het Bestuur onafhankelijk en kritisch opereren;
  • adequaat wordt voorzien in de advies- en klankbordfunctie ten behoeve van het Bestuur.

 

Profiel lid van de Raad van Toezicht

 

Artikel 7

  1. De Raad van Toezicht maakt een algemene profielschets op, waarin de kwaliteiten en eigenschappen die van een lid van de Raad van Toezicht worden verwacht, zijn opgenomen en vult deze per zetel aan met een specifieke detaillering naar achtergrond, discipline en deskundigheid.
  2. Het profiel voor een lid van de Raad van Toezicht bevat tenminste de volgende aspecten:
  • affiniteit met de doelstelling van de organisatie;
  • algemene bestuurlijke kwaliteiten en ervaring;
  • een juist evenwicht in betrokkenheid en bestuurlijke afstand;
  • het vermogen en de attitude om het Bestuur met raad en als klankbord terzijde te staan;
  • het vermogen om het beleid van de organisatie en het functioneren van het Bestuur te toetsen;
  • het vermogen om advies en toezicht in teamverband uit te kunnen oefenen;
  • integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling;
  • inzicht in de eisen die kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit aan de organisatie stellen;
  • het vermogen om zich op hoofdlijnen een oordeel te vormen over door het Bestuur voorgelegde aangelegenheden;
  • voldoende beschikbaarheid.
  1. Van de leden van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de beleidsmatige ontwikkelingen op het gebied van de kinderopvang en dat zij zelf maatschappelijk actief zijn.

 

Voorzitter

 

Artikel 8

 

  1. De voorzitter van de Raad van Toezicht en diens plaatsvervanger worden door de Raad van Toezicht uit zijn midden benoemd.
  2. Van de voorzitter van de Raad van Toezicht worden, onverminderd de profielschets, specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht, die door de Raad van Toezicht nader worden vastgesteld. In het bijzonder dient de voorzitter:
  • het vermogen te hebben om met autoriteit en een natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in de Raad van Toezicht te vervullen;
  • over de persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de menings- en besluitvorming van de Raad van Toezicht;
  • over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van de functie en taken van de Raad van Toezicht en het Bestuur;
  • over zodanige eigenschappen en uitstraling te beschikken dat hij of zij zonodig extern een rol in het belang van de organisatie kan vervullen.
  1. De voorzitter leidt de vergaderingen van de Raad van Toezicht en is voor het Bestuur en eventueel andere betrokkenen het eerst aanspreekbare lid van de Raad van Toezicht.
  2. Indien de Raad van Toezicht naar buiten treedt geschiedt dit in de regel bij monde van de voorzitter.

 

Conflicterende belangen

 

Artikel 9

Indien een lid van de Raad van Toezicht voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid zou kunnen optreden of anderszins een tegenstrijdig belang met de organisatie kan ontstaan, stelt het betreffende lid de voorzitter daarvan in kennis. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing mogelijk is, werkt het betreffende lid van de Raad van Toezicht mee aan deze tijdelijke oplossing. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een structurele onverenigbaarheid, draagt het betreffende lid van de Raad van Toezicht er zorg voor dat de onverenigbaarheid wordt opgegeven, dan wel treedt hij of zij af. De voorzitter stelt de overige leden op de hoogte.

 

Intern en extern overleg en optreden van de Raad van Toezicht

 

Artikel 10

  1. Een delegatie van de Raad van Toezicht is minstens éénmaal per jaar aanwezig bij een overleg van het Bestuur met de ondernemingsraad en bij een overleg van het bestuur bij de ouderraad. De Raad van Toezicht bepaalt zelf de samenstelling van deze delegatie.
  2. Met uitzondering van contacten op informele bijeenkomsten onthouden de Raad van Toezicht en individuele leden van de Raad van Toezicht zich in de regel van rechtstreekse contacten binnen en buiten de organisatie voor zover deze betrekking hebben op dan wel verband houden met aangelegenheden van de organisatie of personen daarin werkzaam. Wanneer de Raad van Toezicht of individuele leden daarvan benaderd worden door externe relaties of door personen werkzaam in de organisatie over aangelegenheden betrekking hebbend op dan wel verband houdend met de organisatie of personen daarin werkzaam, verwijst (het lid van) de Raad van Toezicht in de regel naar het Bestuur.
  3. Op de regel in het vorige lid genoemd, wordt alleen in zeer bijzondere gevallen en wanneer daar gegronde reden voor is uitzondering gemaakt. Hierover wordt vooraf overleg gevoerd met het Bestuur of, wanneer dit niet mogelijk is, wordt het Bestuur achteraf geïnformeerd.
  4. Haalplicht: de Raad van toezicht heeft de verplichting om desgewenst in- of extern informatie te halen.

 

 

Benoeming en herbenoeming leden Raad van Toezicht

 

Artikel 11

  1. De benoeming en herbenoeming van leden van de Raad van Toezicht is de bevoegdheid van de Raad van Toezicht.
  2. De Raad van Toezicht stelt vast dat er een vacature is en stelt tevens de profielschets in overleg met het Bestuur voor de desbetreffende zetel vast overeenkomstig het bepaalde in artikel 7, vierde lid.
  3. Werving van kandidaten verloopt volgens een van tevoren vastgelegde sollicitatieprocedure, opgesteld door een ad hoc commissie Werving en selectie van de Raad van Toezicht middels een openbare bekendmaking.

 

Rooster van aftreden

 

Artikel 12

  1. De Raad van Toezicht stelt een zodanig rooster van aftreden vast, dat een lid van de Raad van Toezicht na benoeming ingevolge de statuten zitting heeft voor een periode van drie jaar.
  2. Het rooster van aftreden wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling van de Raad van Toezicht gewaarborgd is.
  3. Een lid kan maximaal 3 termijnen zitting nemen in de Raad van toezicht

 

 Ontslag lid Raad van Toezicht

 

Artikel 13

  1. De Raad van Toezicht kan overgaan tot ontslag van een lid van de Raad van Toezicht indien:
    • een door de Raad van Toezicht bij herhaling geconstateerd onvoldoende functioneren van het betreffende lid;
    • een structurele onenigheid van inzicht tussen het betreffende lid en de overige leden van de Raad van Toezicht;
    • een door de Raad van Toezicht vastgestelde onverenigbaarheid van functie van het betreffende lid en het lidmaatschap van de Raad van Toezicht;
    • het zich voordoen van objectiveerbare feiten en omstandigheden betrekking hebbend op de persoon van een lid van de Raad van Toezicht, waardoor hij of zij in redelijkheid niet langer kan functioneren als lid van de Raad van Toezicht.
  2. Indien de Raad van Toezicht overweegt een lid van de Raad van Toezicht op grond van het in lid 1 gestelde te ontslaan, kan deze in afwachting van het besluit overgaan tot schorsing van het betreffende lid. Een schorsing kan voor maximaal een maand worden uitgesproken, welke termijn aansluitend met een maand verlengd kan worden.
  3. Alvorens de Raad van Toezicht het besluit neemt om een lid van de Raad van Toezicht te schorsen of te ontslaan, wordt het betreffende lid tevoren in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de voornemens van de Raad van Toezicht en zijn zienswijze te dien aanzien kenbaar te maken.

 

Aandachtsgebieden

 

Artikel 14

De Raad van Toezicht kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden afspreken. De aandachtsgebieden worden in ieder geval bepaald door de achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden van de Raad van Toezicht. Een eventuele verdeling laat echter de verantwoordelijkheid voor het integrale toezicht door de Raad van Toezicht en de verantwoordelijkheid van het Bestuur op die aandachtsgebieden onverlet.

 

Commissies

 

Artikel 15

  1. De Raad van Toezicht stelt uit zijn midden in geval van vacatures een ad hoc commissie Werving en selectie in.
  2. Daarnaast kan de Raad van Toezicht naar eigen inzicht al dan niet tijdelijke commissies instellen, bijvoorbeeld de audit commissie of pedagogische commissie.
  3. Commissies hebben een reglement waarin de taken, verantwoordelijkheden en samenstelling van de commissies zijn vastgelegd en brengen verslag uit van hun bevindingen aan de Raad van Toezicht.
Vergaderingen

 

Artikel 16

  1. De besluitvorming van de Raad van Toezicht vindt behoudens in bijzondere gevallen plaats tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht en is gericht op consensus.
  2. Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft één stem. Tenzij de statuten anders bepalen, worden besluiten genomen met een meerderheid van stemmen. Elk lid is hoofdelijk verantwoordelijk voor de genomen besluiten.
  3. Indien de stemmen staken, heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht de beslissende stem.
  4. Het Bestuur is aanwezig bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht tenzij de Raad van Toezicht aangeeft zonder Bestuur te willen vergaderen. De voorzitter stelt het Bestuur in het laatste geval alsnog in grote lijnen op de hoogte van het besprokene.
  5. De voorzitter van het Bestuur bereidt, in overleg met de voorzitter van de Raad van Toezicht, de vergaderingen van de Raad van Toezicht voor. Besluiten van het Bestuur die de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeven, worden schriftelijk en met redenen omkleed geagendeerd. De agenda en bijbehorende vergaderstukken worden tenminste zeven dagen vóór de vergadering verzonden, de dag van verzending en de dag van de vergadering niet meegerekend.
  6. Het Bestuur draagt zorg voor de notulering van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Indien het vergadering betreft, waarin het functioneren van Bestuur of een bestuurslid betreft, bepaalt de voorzitter van de Raad van Toezicht voorafgaand aan de vergadering op welke wijze de notulering daarvan zal plaatsvinden.
  7. De Raad van Toezicht vergadert tenminste viermaal per jaar, waarvan tenminste één vergadering wordt gehouden ter bespreking van de jaarstukken en één vergadering ter bespreking van het jaarwerkplan en de daarbij behorende begroting voor het komende boekjaar.
  8. In het secretariaat van de Raad van Toezicht wordt voorzien door het Bestuur, dat tevens zorgdraagt voor een adequate archivering van de bescheiden van de Raad van Toezicht. Het archief van de Raad van Toezicht is te allen tijde toegankelijk voor de leden van de Raad van Toezicht.

 

Evaluatie

 

Artikel 17

  1. Eenmaal per jaar wordt een vergadering van de Raad van Toezicht gehouden, waarin het functioneren van de Raad van Toezicht en het Bestuur wordt geëvalueerd. In de evaluatie wordt tevens de relatie tussen de Raad van Toezicht en het Bestuur betrokken.
  2. Het Bestuur is bij deze bespreking niet aanwezig, tenzij het Bestuur wordt uitgenodigd voor deze bespreking. De voorzitter van de Raad van Toezicht verzoekt het Bestuur tevoren of er zijnerzijds aandachtspunten in de evaluatie zowel ten aanzien van zijn eigen functioneren als ten aanzien van het functioneren van de Raad van Toezicht zijn die in de evaluatie dienen te worden betrokken.
  3. De voorzitter en een lid van de Raad van Toezicht voeren als renumeratie commissie namens de Raad van Toezicht jaarlijks een functionerings-/beoordelingsgesprek met (de leden van) het Bestuur en betrekken daarin tevens de aandachtspunten van de Raad van Toezicht. De commissie  beoordeelt op vooraf overeengekomen doelen en/of onderwerpen.

 

Verantwoording

 

Artikel 18

De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door verslag te doen van zijn werkzaamheden in het jaarverslag van de organisatie.

 

Honorering

 

Artikel 19

  1. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een honorarium.
  2. De honorering van de Raad van Toezicht wordt vermeld in de jaarrekening.
  3. De leden van de Raad van Toezicht kunnen kosten die voortvloeien uit hun werkzaamheden declareren bij de organisatie. Reiskosten worden vergoed overeenkomstig de voor de werknemers geldende vergoedingsregeling dienstreizen. Overige kosten worden op basis van de werkelijke bedragen vergoed.

 

Onvoorziene gevallen

 

Artikel 20

In alle gevallen waarin niet voorzien is door de bepalingen van dit reglement zal worden besloten door de voorzitter van de Raad van Toezicht. De alsdan door de voorzitter te nemen besluiten zullen ter kennisneming van de Raad van Toezicht en het Bestuur worden gebracht.

 

Wijziging reglement

 

Artikel 21

  1. Het reglement van de Raad van Toezicht wordt door de Raad van Toezicht vastgesteld.
  2. De Raad van Toezicht kan dit reglement te allen tijde wijzigen.